Det er totalt 311 kommuner som får nytt kommunenummer 1. januar 2020, hvorav 109 kommuner er berørt av kommunereformen og 202 kommuner av regionreformen. Dette vil kreve store endringer i matrikkelen og grunnboken fra årsskiftet 2019/2020. For å redusere risikoen og sikre kvaliteten på gjennomføringen av kommune- og regionreformene, stenges matrikkelen og grunnboken for brukerne opp mot årsskiftet 2019/2020.

For å redusere risikoen ytterligere anbefaler vi at kommunene i størst mulig grad ferdigbehandler alle matrikkelsaker som skal sendes for tinglysing innen 29. november.

Saker der en eller flere matrikkelenheter utgår i matrikkelen

Dersom kommunene har påbegynte saker der en eller flere matrikkelenheter utgår ved registeringen i matrikkelen, er det svært viktig at kommunen gjør disse sakene ferdig og får dem oversendt til tinglysing senest fredag 29. november. Saker som ikke er registrert innen 29. november bør vente til over nyttår.

Dette gjelder:

  1. Reseksjonering der en eller flere seksjoner utgår
  2. Matrikkelenhet satt historisk
  3. Festenummer gitt bruksnummer
  4. Oppheving av seksjonering, seksjonene er satt historisk

Årsaken til at vi ber om at kommunen sender disse sakene så tidlige er for å redusere risiko ved eventuelle feil som oppdages ved tinglysing. Det må være tid nok for kommunen til å behandle eventuelle retur fra tinglysingen hvis det er mangler ved saken. Dersom sakene ikke blir ferdig behandlet i både matrikkel og grunnbok innen 13. desember vil eiendommen stå som utgått i matrikkelen, mens den fortsatt består i grunnboken. Dette vil være feil som kan være krevende å rette etter 1. januar 2020.

Matrikulering og endring av matrikkelenheter

Når det opprettes en ny matrikkelenhet eller en matrikkelenhet blir endret, skal det sendes melding til tinglysing, som blir registrert ved at grunnboken blir endret tilsvarende.

Disse sakene blir normalt saksbehandlet innen 2 dager i tinglysingen. Hvis det foreligger feil og mangler må tinglysingen avvise meldingen om ny/endring av eksisterende matrikkelenhet. I slike tilfeller må kommunen rette opp feilen før det kan opprettes nytt grunnboksblad eller det eksisterende grunnboksbladet kan endres. I slike tilfeller kan saksbehandlingstiden ofte bli 1-2 uker lengre enn antatt da saken må returneres til kommunen, kommunen retter og deretter sender saken for tinglysing på nytt.

I de saker hvor det er et behov fra kommunen eller rekvirenten om å få ferdigbehandlet sakene i 2019 vil vi derfor anbefale at melding sendes til tinglysing senest fredag 29. november.

Matrikkelføring forøvrig

For annen matrikkelføring, slik som bygningsregistrering, adressering, føring av kretser m.m. som kommunen av forskjellige årsaker vil ha gjennomført i 2019, må arbeidet være avsluttet før fredag 13. desember kl. 18.00.  På det tidspunktet stenges matrikkelen og arbeidet med å oppdatere til ny fylkes- og kommunestruktur starter opp.

Les mer om stenging av matrikkel og grunnbok.

Særskilt om føring av konsesjonsopplysninger

Stengingen av matrikkelen innebærer også at konsesjonsmodulen er stengt for registrering av konsesjonsvedtak og egenerklæringer om konsesjonsfrihet.

Det innebærer:

  1. Alle egenerklæringsskjema som kommunen har fått inn og bekreftet tidligere, og alle konsesjonsvedtak som er fattet må være registrert i konsesjonsmodulen innen fredag 13. desember kl. 18.00.
  2. Kommunen må organisere arbeidet med egenerklæringer som kommunen mottar og konsesjonsvedtak som blir fattet i tidsrommet 13.12.2019 – 01.01.2020. Vår anbefaling er at det avklares med erververen om hjemmelsdokument skal sendes inn for tinglysing i samme tidsrom, og at kommunene innretter behandlingen etter det.
    • Dersom hjemmelsdokumentet skal tinglyses i det nevnte tidsrommet, må egenerklæringen sendes til erververen med kommunens originale signatur og stempel.
    • Når kommunen sender tilbake en slik bekreftet egenerklæring, eller dersom kommunen fatter og sender ut et konsesjonsvedtak innenfor samme tidsrom, må søkeren få informasjon om at egenerklæringen/vedtaket må sendes inn til tinglysingsmyndigheten i samme konvolutt som hjemmelsdokumentet. Kommer konsesjonsinformasjonen inn til oss i en annen forsendelse enn hjemmelsdokumentet, vil hjemmelsdokumentet som hovedregel bli returnert uten tinglysing.
    • Dersom hjemmelsdokumentet ikke skal sendes inn til tinglysing før etter 01.01.2020, kan kommunen beholde de innkomne egenerklæringene, og registrere både dem og eventuelle konsesjonsvedtak som er fattet torsdag 02.01.2020.

Matrikkelhjelp

For spørsmål, kontakt Kartverkets matrikkelhjelp:
E-post: matrikkelhjelp@kartverket.no
Telefon: 32 11 81 70